Le principe de la PAO

Les documents pour la communication sont réalisés avec un logiciel de Publication assistée par ordinateur.

Le texte est un vecteur d'information. Il doit transporter une idée d'un endroit à un autre.

Les mots

• Utilisez des mots faciles à comprendre c’est-à-dire des mots que les gens connaissent bien.
• N’utilisez pas de mots difficiles. Si vous devez utiliser des mots difficiles, il faut les expliquer clairement.
• Utilisez des exemples pour expliquer les choses. Essayez d’utiliser des exemples de la vie de tous les jours que les gens comprennent facilement.
• Utilisez le même mot pour parler de la même chose dans tout le document.
• N’utilisez pas des idées difficiles comme des métaphores. Une métaphore est une phrase qui ne veut pas vraiment dire ce qui est écrit. "Il pleut des cordes" est un exemple de métaphore.
• N’utilisez pas de mots d’une langue étrangère, sauf s’ils sont très connus comme le mot anglais "hamburger" en français par exemple.
• Evitez d’utiliser des initiales. Utilisez le mot en entier. Les initiales sont les premières lettres de chaque mot. Par exemple, n'écrivez pas "DEH", mais "Dialogues en humanité".
• Les pourcentages (63%) et les grands nombres (1 758 625) sont difficiles à comprendre. Essayez de ne pas utiliser de pourcentages ni de grands nombres. Utilisez à la place des mots comme "peu de", "beaucoup de" pour expliquer ce que vous voulez dire.
• Faites attention à l’utilisation des pronoms. Les pronoms sont des mots comme "je", "lui" ou "il". Ce sont des mots que vous utilisez
  à la place du nom d’une personne ou d’une chose dont vous avez déjà parlé. Un pronom remplace une personne ou une chose. Il faut que ça soit bien clair que le pronom remplace cette personne ou cette chose. Vérifiez qu’il est toujours clair de qui ou de quoi parle le pronom. Si ce n’est pas clair, alors utilisez le nom de la personne ou de la chose en entier.
• Essayez d’éviter les caractères spéciaux, comme \, &, <, § ou #.
• Evitez toutes les abréviations comme "par ex." ou "etc.".

Les phrases

•  Commencez toujours une nouvelle phrase sur une nouvelle ligne.
• Ne séparez jamais 1 mot sur 2 lignes. Cela signifie que vous ne devez jamais utiliser un tiret (-) pour séparer un mot sur 2 lignes.
• Faites toujours des phrases courtes.
  Pour cela, vous pouvez
  • écrire une seule idée par phrase;
  • mettre un point et faire une nouvelle phrase avant de commencer une nouvelle idée, plutôt que d’utiliser une virgule ou un "et"
• Lorsque c’est possible, 1 phrase devrait tenir sur 1 ligne. Si vous devez écrire 1 phrase sur 2 lignes, coupez la phrase à l’endroit où vous feriez une pause lorsque vous lisez à voix haute.
  Par exemple:
  Ecrivez: La manière dont cette phrase est coupée
  la rend facile à lire.
  N’écrivez pas: La manière dont cette phrase est
  coupée ne la rend pas facile à lire.
• Parlez directement aux gens. Utilisez des mots comme "vous".
• Utilisez des phrases positives plutôt que des phrases négatives quand vous le pouvez. Par exemple, dites "Vous devriez rester jusqu’à la fin de la réunion" plutôt que "Vous ne devriez pas partir avant la fin de la réunion.
• Utilisez des phrases actives plutôt que des phrases passives quand vous le pouvez. Dites par exemple "Notre equipe vous enverra une lettre" plutôt que "Vous recevrez une lettre envoyée par notre équipe".

Quel ordre donner à vos informations

• Placez toujours vos informations dans un ordre facile à comprendre et facile à suivre.
• Placez ensemble toutes les informations sur le même sujet.
• Vous pouvez répéter les informations importantes plusieurs fois. Vous pouvez aussi expliquer plusieurs fois les mots difficiles.
• Les titres sont lus cinq fois plus que le corps du texte, les légendes deux fois plus.
• Un blanc entre deux paragraphes permet la respiration du lecteur.

La mise en page et le format

N’utilisez jamais un fond qui rend le texte difficile à lire.
Le fond est ce qui est derrière le texte.
Par exemple, n’utilisez jamais une image ou un schéma comme fond.
Attention: lorsque vous utilisez un fond foncé avec une écriture claire, il faut que le fond soit assez foncé et que l’écriture soit assez claire pour qu’on puisse la lire.

Le type d’écriture

• Utilisez toujours une police claire facile à lire. Une police est un type d’écriture.
• Vous devez éviter d'écrire en italique, car ce n’est pas facile à lire.
• N’écrivez pas des mots entiers en CAPITALE. Les minuscules sont plus faciles à lire.
• Essayez de n’utiliser qu’un seul type d’écriture dans votre texte
• Evitez de souligner du texte, cela peut le rendre plus difficile à lire pour certaines personnes.
• Evitez d’écrire en couleur car certaines personnes ne font pas la différence entre les couleurs;
  des gens auront peut-être besoin de photocopier votre document en noir et blanc, les couleurs n’apparaîtront alors pas clairement.
  Certaines couleurs n’apparaissent pas bien sur certains fonds. Par exemple de l’écriture jaune sur du papier blanc n'est pas facile à lire.

Ecrire un texte

•  Utilisez des titres clairs et faciles à comprendre. Les titres doivent vous expliquer ce qui va suivre juste après.
• Il faut toujours donner aux gens toutes les informations dont ils ont besoin. Il faut que ça soit clair et qu’on sache rapidement
  • pour qui vous écrivez
  • et quel est le sujet dont vous parlez.
• Ne donnez que les informations nécessaires pour que les personnes comprennent votre message. Ne leur donnez que les informations importantes.
• Il faut que les informations importantes soient faciles à trouver. Pour cela, vous pouvez :
  • placer ces informations au début du document ;
  • mettre les informations importantes en gras ;
  • ou encadrer les informations importantes.
• Essayez de ne pas trop utiliser de sous-titres ou de points comme
  1.2.1.
• Les graphiques et les tableaux peuvent être très difficiles à comprendre. Mais ils peuvent parfois expliquer les choses bien mieux qu’un texte. Lorsque vous utilisez des graphiques ou des tableaux, faites-les simples et expliquez les bien.

A quoi devrait ressembler votre texte

• Alignez votre texte à gauche. Ne justifiez jamais votre texte. Justifier un texte veut dire qu’on aligne le texte à gauche et à droite. Un texte justifié a de grands écarts entre les mots et est plus difficile à lire.
• Utilisez des points (puces ou des numéros) pour faire une liste. Une liste de mots séparés par des virgules n’est pas facile à lire.
  Par exemple, écrivez:
  "Les buts de la réunion sont
  • que les gens se rencontrent,
  • que les gens apprennent de nouvelles choses,
  • et qu’ils découvrent de nouveaux outils."

​N’écrivez pas:
"Les buts de la réunion sont que les gens se rencontrent, que les gens apprennent de nouvelles choses et qu’ils découvrent de nouveaux outils."

• N’écrivez pas dans des colonnes.
• Ne mettez pas trop de texte sur une page.
• Laissez des espaces entre les paragraphes.
• La première ligne d’un paragraphe devrait être alignée avec le reste du texte. Les personnes disent que le texte ne devrait pas être "en retrait".
• Essayez d’éviter les marges étroites. Les marges sont les espaces entre les mots et les bords de la page. Quand c’est possible, laissez de grandes marges afin que votre page n’ait pas l’air trop étroite.
• Numérotez les pages de votre document quand vous le pouvez. Pour des documents de réunion, écrivez "page 2 sur 4". Cela aidera les personnes à savoir si elles ont toutes les pages.

Rappel:
Le retour à la ligne ↵ est obtenu par MAJ + Entrée. Exemple ici ->↵
La fin de paragraphe ¶ est obtenue par la Touche Entrée. Exemple ici ->¶

Règles pour la langue française

•  Faites attention aux nombres
  • Ecrivez les nombres en chiffres et non en toutes lettres. Cela veut dire que vous devriez écrire les nombres comme ceci:
    1, 2 et pas: un, deux.
  • N’utilisez jamais de chiffres romains comme V, X ou VI
• Lorsque c’est possible, écrivez les dates en entier.
  Par exemple: Mardi 13 octobre 2008.
  N’écrivez pas 13/10/2008 ni 13 octobre. 

Structure d'un document

La largeur idéale d'un texte se situe entre 40 et 55 caractères. C'est-à-dire une moyenne de 8 à 11 mots. Cette largeur apporte une meilleure compréhension et donne une impression de facilité de lecture.
Si les lignes sont trop longues, l'oeil met trop de temps à revenir à la ligne et la lecture devient saccadée. Si vous voulez respecter cette contrainte sur du papier plus grand que A5, vous devez soit laisser des grosses marges blanches (gaspillage de papier), soit faire des colonnes comme dans les journaux ou revues.

Les signes de ponctuation

• Le point (.) s'utilise à la fin d'une phrase ou pour signaler une abréviation.
• La virgule (,) s'utilise pour marquer une pause ou entre les éléments d'une liste.
• Le point-virgule (;) s'utilise surtout pour séparer des listes contenant des virgules.
• Le deux-points (:) s'utilise pour introduire une citation ou une énumération.
• Les points de suspension (...) indiquent une citation incomplète, ou montrent qu'un passage a été coupé.
• Le tiret (–) s'utilise parfois pour remplacer les virgules.
• Les guillemets (") s'utilisent pour encadrer les citations et les titres d'oeuvres si l'italique n'est pas possible. Si possible utiliser les chevrons («Les Misérables») sans les espaces.
• Les parenthèses encadrent une indication facultative (A suivre). Utilisez-les avec parcimonie car elles rendent la lecture saccadée (faites ce que je dis et pas ce que je fais ;-) ).
• Les crochets s'utilisent en math et pour les références: [Sorensen, 2000] ou [8].
• L'espace (nom féminin!) sépare les mots.
  Supprimez l'espace avant tous signes de ponctuation avant le point d'interrogation, d'exclamation  et avant les unités de mesure (12km). L'espace se place aussi après le point et la virgule, mais pas avant!

Marche à suivre

Si vous voulez être efficace et arriver à un document propre, vous avez tout intérêt à faire les choses dans l'ordre:

1. Tapez le texte au kilomètre sans vous soucier du look mais en appliquant les styles logiques (titre, paragraphe).
2. Rassemblez les illustrations qui pourraient convenir dans un même dossier.
3. Imprimez votre texte et corrigez en rouge toutes les erreurs:
   • ponctuation,
   • orthographe,
   • mots redondants...
4. Faites les corrections sur PC.
5. Faites la mise en page et choisissez les meilleures illustrations.

Qualité des images

Pour une utilisation web: la résolution peut être de 72 PPI (Apple) ou de 96 PPI (Microsoft).
Pour une impression sur papier: l'idéal est l'image vectorisée qui peut être agrandie sans perte de qualité, mais une résolution de 300 PPI peut suffire. On considère qu'une haute résolution s'étend de 250 à 300 PPI. On peut descendre à 200 PPI pour une image en niveau de gris. Par contre, tout ce qui se trouve en dessous de cette valeur ne pourra convenir pour une impression de qualité.
Zoomer sur les images à 300% de la taille réelle pour juger de la qualité!
(PPP ou PPI: points par pouce - en anglais DPI: Dots Per Inch)

Mode Colorimétrique

Les fichiers doivent être en CMJN/8bits pour une impression sur papier.
Pas de RVB: tout fichier en RVB est transformé et subit des pertes colorimétriques.

Mentions obligatoires:

Faire apparaître sur les visuels dédiés à la distribution publique, Ne pas jeter sur la voie publique
Attention, ces mentions sont OBLIGATOIRES et ne doivent pas apparaître dans la marge technique ou le fond perdu.